Gestern war unser letzter gemeinsamer Bürotag in Magdeburg vor Tourstart. Bis Mitternacht haben wir alles dafür gegeben, dass wir bald unsere nächste Reise durch die Kinderkliniken starten können. Eine gute Vorbereitung z.B. in Form von Leitfäden und Dispos ist enorm wichtig, um am Ende mit so vielen wunderbaren Ehrenamtlichen eine Nightliner-Tour fahren zu können.
Gestern haben Anna Lisa, Nadja und Nicole aus unserem Vorstandsteam große Unterstützung durch Michelle, Jenny und Markus bekommen. Es wurden für jedes Teammitglied Hefter erstellt, die bei der Orientierung helfen. Darin enthalten sind z.B. die Zeitpläne und die Crewplanung. Aber auch die Lagepläne der Kliniken sind wichtig. Wo befinden sich die Duschen, wo das Catering? Wo werden die Geschenktüten gepackt? Wer sind die Mentoren für die potentiellen Mitglieder? Welche Besonderheiten erwarten uns in den Krankenhäusern?
Es wurde also geplant, gedruckt, gepackt und das alles in 40-facher Ausführung. So viele Menschen sind allein aus unserem Team während der Tourwoche beteiligt. Hinzu kommen z.B. noch MusikerInnen und ihre Teams, die Caterer, die Klinikteams und alle Vereinsmitglieder, die im Hintergrund enorm wichtige Aufgaben wie z.B. Fahrdienste, Künstlerbooking, Social Media-Arbeit usw. übernehmen.
Auch wenn wir gestern das letzte Mal vor der Tour in Magdeburg zusammengekommen sind, heißt das natürlich nicht, dass es bis zum Start keine Arbeit mehr gibt. Im Hintergrund haben alle Vorstandsmitglieder noch reichlich Arbeit. Zum Beispiel müssen all die gebuchten Zugtickets und die Reisepläne an die Mitglieder verschickt werden. Und für Nicole, die als hauptamtliche Vorsitzende unsere einzige Vollzeitstelle hat, bricht nun eine ganz besondere Phase an: Sie muss all das abfangen, was an Rückfragen, zusätzlichen Rückmeldungen und Änderungen kurzfristig anfällt. Eins ist nämlich ziemlich sicher: Selten läuft alles nach Plan.
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